Komprimera PDF utan onödig kvalitetsförlust.

När ska du välja komprimera pdf?

Välj verktyget när: Välj komprimering när filens storlek hindrar e-post, uppladdning eller ett smidigt arkivflöde, men innehållet redan är färdigt. Målet är då en mindre distributionskopia som fortfarande är läsbar för mottagaren.

Välj en annan arbetsväg när: Komprimering förbättrar inte en suddig skanning och tar inte bort känsliga uppgifter. Använd OCR om problemet är osökbar text, dela filen om mottagaren bara behöver vissa sidor och redigera eller maskera innehållet innan storleken optimeras.

Förbered filen så här: Notera originalets filstorlek och mottagarens gräns innan du väljer nivå. Börja försiktigt och kontrollera liten text, fotografier, ritningar och stämplar. Spara originalet separat så att du kan göra en ny export med högre kvalitet vid behov.

Så minskar du en PDF-fil

PDF-storleken påverkas främst av bilder, inbäddade typsnitt, bilagor och duplicerade resurser. En försiktig optimering rensar onödiga objekt och komprimerar bilddata utan att göra dokumentet svårläst.

För skannade dokument ger 150–200 dpi ofta en bra balans för skärmläsning. Dokument som ska tryckas eller arkiveras behöver högre kvalitet.

• Behåll originalfilen
• Kontrollera svenska tecken och tunn text
• Använd inte maximal komprimering på bevismaterial eller ritningar

Komprimera PDF för e-post

Många e-posttjänster har gränser runt 20–25 MB. Sikta på en fil som ligger tydligt under mottagarens gräns och kontrollera att alla sidor finns kvar.

Om dokumentet fortfarande är för stort kan det delas i logiska delar eller levereras via en säker filportal i stället för att komprimeras hårdare.

Kontrollera resultatet innan du använder filen

En PDF-export är en ny fil. Öppna den därför i en PDF-läsare, jämför den med originalet och kontrollera de uppgifter som är viktiga för mottagaren. Behåll alltid originalet tills du vet att resultatet är komplett.

1. Jämför filstorleken men bedöm också läsbarheten i liten text, stämplar, diagram och skannade underskrifter.
2. Kontrollera att sidantal, sidordning, länkar och eventuella formulärfält finns kvar efter optimeringen.
3. Välj hellre en försiktigare nivå om filen ska arkiveras, skrivas ut eller användas som underlag i ett ärende.

Om originalet är elektroniskt signerat kan en ändring, konvertering, delning eller sammanfogning påverka signaturens verifiering. Kontrollera signaturstatus i en PDF-läsare och signera den slutliga versionen först när all bearbetning är klar.

Tänk på innehållet innan du laddar upp

PDF-filer kan innehålla personuppgifter, affärsinformation och bilagor som inte behöver ingå i arbetskopian. Behandla bara filer som du har rätt att hantera, arbeta på en kopia och överväg om onödiga sidor eller uppgifter kan tas bort innan filen bearbetas.

Behöver du flera åtgärder, gör dem i en tydlig följd: skapa eller OCR-tolka underlaget först, redigera och ordna sidorna därefter, och komprimera först när innehållet är färdigt. Då blir det lättare att hitta var en eventuell förändring uppstod.